将档案信息前处理的结果转化成机读数据。录入过程需要较严格的校对审核。如---字段的数据形式是否正确;字段长度与确定的结构长度是否符合;各种标识符号是否有误等。这其中可能包括对不同格式的数据进行转换。
数据库的完善
由于计算机硬件能力奇迹般地不断更新,计算机技术般地迅猛发展,数据库系统发生着剧烈的变化。虽然它的基本组成部分仍然是数据、软件和硬件,但是它们的范围、规模和复杂性都---地扩展了。数据库是信息资源存储和开发利用的基础,是信息资源共享的先决条件,城建档案室改造,是信息系统的。因此把数据库建设作为当前档案信息发布的工作,档案数据库建设越有---,档案信息管理与服务也就越有---。
档案的整理必须保持文件之间的历史联系。
文件之间的历史联系主要体现为文件在其来源、形成时间、内容和形式等方面密不可分的关联。经过整理,将有历史联系的档案组合在一起,能充分体现出档案形成时的历史背景和形成规律,多方面反映各种活动的本来面貌,从而发挥档案应有的作用。
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