其一,由于档案归档较为灵活便利, 所以则有助于档案的健全稳定,有效减少由于文件丢失而影响的档案真实性。
其二,档案完全电子化、数据化,管理人员仅需要通过计算机进行操作,即可实现对文件的调取和摆放,所以相对工作便捷有效,有助于提高管理工作效率。在传统档案管理工作开展当中,归档工作主要由档案管理部门统一搜集表格和报告,所以工作周期较长,在进行实际的统计时,还需要以纸质材料作为依托,所以相对工作进展缓慢,归档时间较为局限。
对于档案机构来说,在实际工作中,档案整理工作的内容大体上有三种情况:
(1)在正规的工作条件下,档案数字化报价,档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆接收的是由---档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样,档案室和档案馆的档案整理工作,主要是对所接收的档案,档案数字化,在的范围内进一步系统地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目录的加工,档案数字化管理,等等。
(2)对整理不善的档案进行局部调整。
档案馆和档案室对于已经整理入馆、入室保存的档案,档案数字化管理,经过管理实践的检验或专门检查,要对其中不符合要求的档案进行一定的加工,以提高其整理;另外,某些档案材料由于保存的时间较长,其自身和档案整理体系都会发生某些变化,须对其进行调整。
(3)零散文件的整理。
档案馆(室)有时也接收和征集一些零散的文件,在这种情况下就必须对档案进行全过程的整理工作,包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、案卷的编立和排列、编定档号,编制案卷目录,等等。
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