(一)档案信息的收集
档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电子文件。除此之外,档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。在建立相应的数据库时,必须确定档案信息的收集范围和来源,省档案馆信息化升级,按要求进行地收集。
档案信息主要来源于两个方面:一是对各种以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的数字副本,二是直接通过计算机生成和处理的、并由档案机构进行收信归档的电子文件。
(二)档案信息前期处理
这是一项基础工作,省档案馆信息化,为数据库提供经过加工处理的数据。主要是将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来。著录标引必须达到规范化、标准化的要求。这是建立数据库的---过程,也是---检索的前提条件。
档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,省档案馆信息化建设,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高,管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在---适应到适应的不断矛盾过程中,从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看,档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。
智慧档案馆具有实体档案电子标签管理需求。档案流通部门需要进行档案的上架、顺架、盘点、倒架等操作,并对档案进行出入检测,以---档案安全。需要有rfid贵重档案保管柜、rfid电子标签智能盘点设备、rfid电子标签出入检测设备支撑实体档案电子标签管理功能。
智慧档案馆具有智能安防监控需求。档案管理必须---档案的安全性,大部分档案馆还单独建有---档案保管库室,因此档案馆需要建设门禁、视频监控、---报警等功能的智能安防监控系统。
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