档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。
档案整理的文件范围是:凡是本---工作活动中形成的,市档案馆数字化系统,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、计算机盘片、实物以及本---编印的出版物等,在办理完毕后均须整理保存。
档案管理就其基本性质和主要作用来说,是一项管理性的工作,服务性的工作,---性的工作。档案管理工作不生产物质---,档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用,它是专门负责管理各部门形成的历史文件的,所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的,而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务,是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。
档案信息管理指档案收集、处理、存储、查询等档案管理活动的数字化、电子化、网络化,市档案馆数字化,即虚拟档案。它是基于计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的新型档案馆。数字档案馆是一个数字化的信息系统,它把分散于不同载体不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮,市档案馆数字化项目,以网络方式互相联结,从而提供及时利用,实现资源共享。
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